Microsoft Teams: lo smart working diventa realtà

L’emergenza Coronavirus ha catapultato molte aziende nel nuovo mondo dello smart working, un approccio al lavoro che in tempi “normali” difficilmente veniva preso in considerazione.  

In queste ultime settimane a noi, come pensiamo a chiunque altro collega del settore IT, sono infatti pervenute parecchie richieste in questo senso e diverse aziende si sono dovute “arrangiare” in qualche modo con VPN, desktop remoto o quant’altro, ma coloro i quali già sono sottoscrittori dei servizi cloud Microsoft Office 365 hanno un vantaggio: possono utilizzare Microsoft Teams, che a nostro parere è strumento già sufficientemente maturo per rendere praticabile in modo definitivo la via del lavoro a distanza. 

screenshot dell'app desktop di Microsoft Teams

 

Cos’è Microsoft Teams

Il progetto Teams parte nel 2016, dopo che Microsoft aveva tentato di acquisire Slack, poi rinunciando in favore della decisione di sviluppare un proprio prodotto, ed oggi è già diventato un servizio che, unitamente all’intera piattaforma Office 365, vale sicuramente la pena di essere preso in considerazione sia da liberi professionisti che da piccole, medie e grandi imprese. 

Sostanzialmente Microsoft Teams è l’evoluzione di Skype for Business (che verrà abbandonato a Luglio 2021), potenziata dai servizi Office 365 e gestita completamente in cloud. È l’esempio lampante di cosa Microsoft intenda per “software as a service” ed è accessibile tramite app per Windows, Mac e Linux, via browser o tramite le app mobili per Android e iOS/iPadOS.

Microsoft Teams non è una semplice piattaforma di comunicazione, ma un hub digitale che cerca di semplificare e classificare tutte le varie interazioni interpersonali all’interno di un’azienda, sia tra dipendenti ma anche tra dipendenti e persone esterne. Oltre che nel mondo degli affari, Teams può essere utilizzato da qualsiasi gruppo che fa qualsiasi cosa che richieda una qualche forma di comunicazione e collaborazione digitale.

Come si usa

Per iniziare con Teams bisogna innanzitutto impostare le regole a livello di organizzazione, un lavoro che deve essere pianificato in collaborazione con l’admin del servizio (ad esempio NDE). Successivamente possono essere creati i “team” ai quali si possono invitare persone ad unirsi a vario titolo, e con varie autorizzazioni e privilegi (i “membri” del team). Grazie all’integrazione con Office 365, un team può essere creato da zero aggiungendo i membri manualmente, oppure partendo da un “gruppo” di Office 365 (che può essere creato dall’utente direttamente in Outlook).

All’interno dei team, infine, è possibile creare “canali” che possono essere pubblici o privati.
I canali non sono delle semplici chat, ma veri e propri spazi collaborativi all’interno dei quali è possibile condividere file ed anche lavorare su documenti in più utenti contemporaneamente, dato che le modifiche apportate da ciascun utente sono visibili in tempo reale a tutti gli altri. Lo spazio di archiviazione dei team (così come quello di OneDrive) si appoggia ai “siti” di Sharepoint (incluso in Office 365) ed i canali diventano cartelle all’interno del sito del team.

Quando organizzazione e team sono settati correttamente, possiamo organizzare riunioni e conferenze audio/video virtuali, immediate o su appuntamento (gli inviti possono essere inviati tramite Outlook), e durante la sessione iniziare a creare, modificare e condividere file da Office 365 o qualsiasi servizio cloud compatibile (ad esempio Dropbox o Google Drive): li troveremo tutti dentro Teams; le app disponibili sono oltre 250.

Accesso esterno ed accesso guest

Fin qui sembrerebbe che Teams sia una piattaforma chiusa e rigidamente gerarchica, ma non è così: è possibile invitare utenti esterni all’organizzazione per svolgere insieme compiti specifici. Il cosiddetto “accesso esterno”, ad esempio, ci permette di comunicare con utenti appartenenti ad altre organizzazioni. Nell’app di Teams è possibile switchare rapidamente l’organizzazione alla quale si partecipa.

L’accesso guest, invece, permette di concedere a chiunque l’accesso ad uno o più team e canali per lavorare tutti insieme sugli stessi file ed eventualmente entrare in contatto tramite conferenze audio/video.

Il futuro di Teams: diventerà lo standard di fatto?

Oggi Teams è disponibile in 181 paesi del mondo e in 53 lingue differenti. Nel novembre scorso sono stati raggiunti i 20 milioni di utenti attivi su base quotidiana, numero salito oggi a 44 milioni, considerando coloro che si connettono sia tramite app desktop/mobile o all’interfaccia Web. In Italia per effetto dell’emergenza Coronavirus si è verificato un “aumento del 775% del numero di chiamate e meeting mensili fatti su Microsoft Teams in un mese”.

Al di là del trend impressionante di crescita, la roadmap di sviluppo del servizio ci fa ritenere che Teams diventerà sicuramente un punto di riferimento nel panorama delle piattaforme dedicate allo smart working e non solo, dal momento che in atto un avvicinamento a Skype ed al mercato “home”, che concede spazio ad un possibile futuro di Teams come unico strumento di relazionamento a distanza.

Insomma, un servizio di collaboration & communication completo e versatile che può essere adattato alle esigenze più disparate.

 

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